Тел/факс: +375 17 216 15 06
GSM: +375 29 616 34 16
Адрес: г. Минск, ул. Кольцова 19, офис 8
E-mail: economist@sinkevich.org sinkevich@sinkevich.org

Автоматизация управленческого учета

В настоящей статье рассматриваются вопросы выбора и внедрения программных продуктов, предназначенных для ведения управленческого учета, а также будет предложен краткий обзор программ, которые предлагаются на сегодняшний день на постсоветском пространстве.

1. Необходимость автоматизации учета

Прежде чем начать подробный разговор об автоматизации управленческого учета, попробуем немного порассуждать, необходима ли эта автоматизация, как таковая.

Для ясности введем понятие "информационная система предприятия". Под этим термином следует понимать все информационные потоки, точки их возникновения, обработки, накопления и потребления конечными пользователями. Близким по смыслу является понятие "система документооборота". Система управленческого учета должна быть гармоничной частью информационной системы предприятия и при этом экономно использовать ее человеческие и технические ресурсы.

О том, что такое управленческий учет, и как его внедрять, подробно рассказывалось в моей статье Постановка управленческого учета. Напомним лишь, что управленческий учет должен базироваться на разумной учетной политике (например, на международных стандартах финансовой отчетности - IAS) и предоставлять понятную отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, кэш-фло и др.). Отчетность должна формироваться на основе первичных данных, специфичных для каждого отчета.

Первичная информация, поступающая в систему управленческого учета, должна быть полной, правильной и оперативной. Вот здесь и кроется ответ на вопрос: "нужна ли автоматизация"? Если существующая информационная система способна предоставлять необходимые данные в приемлемые сроки, то в принципе можно ничего не менять. Если же руководство не устраивает скорость подачи и обработки информации, полнота и качество исходных данных, то имеет смысл задуматься о использовании какого-либо программного обеспечения.

Руководство компании должно четко представлять, что полностью автоматизировать всю информационную систему невозможно по определению, поскольку ключевыми фигурами в любой информационной системе остаются люди. Поэтому автоматизируются наиболее трудоемкие вычисления, рутинные операции и накопление больших объемов информации. Таким образом, автоматизация необходима прежде всего для расширения "узких мест" информационной системы.

Более того, как показывает практика, есть такие компании, направления и условия бизнеса, что автоматизация будет попросту неэффективной. Например, затраты на автоматизацию учета могут не оправдать себя в следующих случаях:

организационная структура не формализована, должностные обязанности не распределены должным образом и дисциплина отсутствует;
персонал не имеет достаточной квалификации;
нехватка технических или человеческих ресурсов.

Эти и похожие обстоятельства способны полностью заблокировать внедрение и использование даже самую лучшей систему автоматизированного учета. Известна фраза: "В результате автоматизации хаоса получится автоматизированный хаос".

Таким образом, первым шагом на пути к автоматизации является постановка регулярного менеджмента, подбор квалифицированного персонала и усовершенствование технического обеспечения.

Если же все это в компании уже имеется и при этом ведется какой-либо учет (вручную или частично автоматизировано), то руководству компании следует ответить на следующие принципиальные вопросы:

Кто и почему является инициатором автоматизации? Это позволит уточнить имеющиеся узкие места в информационной системе предприятия и выявить первоочередные и второстепенные направления для работы. Кроме того, нужно удостовериться, что необходимость автоматизации действительно существует, а не является вымышленной и надуманной проблемой.
Что можно сделать прямо сейчас? Иными словами, нужно убедиться, что все возможные ресурсы для улучшения информационной системы компании.

Ответив на эти вопросы можно понять, что же можно ждать от автоматизации. Как правило, автоматизация позволяет решить следующие проблемы (повторимся, что это верно только для предприятий с отрегулированной информационной системой):

общее повышение надежности системы документооборота.
разгрузка персонала от рутинных и сложных операций.
уменьшение количества сверок.
ускорение подготовки отчетности.
увеличение достоверности отчетности.

Следует заметить, что при внедрении автоматизации сокращение персонала происходит достаточно редко и в меньших объемах, чем это изначально ожидалось. Дело в том, что персонал, освободившись от примитивной работы, переключается на более интеллектуальную аналитическую, до которой раньше просто "руки не доходили". Разумеется, для этого требуется повышенная квалификация и желание работников.

В любом случае, прежде, чем начинать автоматизацию управленческого учета, следует его опробовать в "ручном" режиме. Это позволит снять множество вопросов в дальнейшем - на стадии выбора и внедрения программного обеспечения. После этого можно определить для себя желательные объемы и порядок автоматизации учета. Из практики известно, что наибольший эффект дают комплексные решения, которые охватывают бухгалтерию, торговый отдел, склады, производство, управленческий контур и т.д. Данный эффект достигается за счет использования единой платформы (информация во всех модулях совпадает и не нуждается в дополнительных сверках) и исключения повторного ввода данных (данные должны вводиться в программу 1 раз в месте своего возникновения).

Однако комплексная автоматизация - это долгий и ответственный процесс и "коробочных" решений (купил - и завтра все заработало) в мире не существует. Как правило, приходится двигаться поэтапно: автоматизировали какой-либо участок учета, проверили его, увязали с остальными участками, - и перешли к следующему. Такой путь позволяет вовремя корректировать процесс внедрения и не устраивать "аврал" по всей компании.

2. Варианты автоматизации управленческого учета

Как уже сказано выше, автоматизация управленческого учета происходит в контексте автоматизации всей информационной системы. Существуют различные варианты увязки информационных потоков между отдельными частями этой системы. Вы должны выбрать для себя тот вариант, который наиболее полно отвечает потребностям вашей компании.

2.1. Трансформация бухгалтерской отчетности

Один из возможных подходов состоит в трансформации готовой бухгалтерской отчетности (см. рис.2). Процесс трансформации включает в себя устранение влияния инфляции, уточнение стоимости основных средств, складских запасов, задолженностей и других статей баланса. Если компания использует для своей деятельности несколько юридических лиц, то завершает процесс трансформации консолидация данных по этим фирмам. Трансформацию может выполнять бухгалтер или аудитор, знакомый с международными стандартами финансовой отчетности, и обученный методике трансформации. Основное достоинство метода трансформации - небольшая трудоемкость, при условии, что все хозяйственные операции имеют документальное отражение в бухгалтерии. Однако, если структура бизнеса разветвленная и не соответствует юридической структуре, присутствуют оффшорные и "серые" обороты, то процесс трансформации многократно усложняется.

C точки зрения программного обеспечения для нормальной работы этой схемы достаточно наличия продукта, трансформирующего отчетность, который может быть как приобретенной программой, так и обычной табличкой Excel, разработанной собственными силами.

2.2. Единая база данных

Второй способ автоматизации - использование единой информационной базы данных, в которую заносятся все документы, как бухгалтерские, так и иных служб (см. рис.3). Эта интегрированная система генерирует налоговую, управленческую и оперативную отчетность для соответствующих служб компании. Такие решения характерны для зарубежных программных продуктов, у которых имеются мощные генераторы отчетов. Эти системы требуют весьма квалифицированного внедрения и обслуживания, а кроме того, достаточно дороги. Особое внимание следует обратить на полноту и правильность адаптации официальных печатных документов к белорусским условиям.

Несмотря на названные минусы, данная схема является наиболее логичной и удобной. Так что, если у вас есть желание и деньги, то, возможно, стоит ее попробовать.

2.3. Трансформация проводок

Еще одним решением является способ трансформации проводок (см. рис.4). Он позволяет организовать в одной физической базе данных накопление двух логических баз данных одновременно. Для этого, как правило, используется специальная настройка бухгалтерской базы данных, которая позволяет на каждую проводку, сделанную по бухгалтерскому плану счетов, сгенерировать проводку по управленческому или международному плану счетов. При этом в программе заранее прописываются правила, по которым происходит перевод проводок между планами счетов.

Данный метод достаточно прост в использовании, однако рекомендовать его можно лишь небольшим и простым предприятиям, поскольку при усложнении структуры холдинга все равно потребуется проверка управленческой отчетности и ее исправление вручную.

2.4. Несколько программ

Кроме перечисленных методов имеется еще один подход, суть которого заключается в раздельном использовании различных функциональных программ (см. рис.5). Это один из самых дешевых способов автоматизации управленческого учета, который позволяет дополнить информационную систему предприятия новыми модулями, не ломая уже существующих учетных программ. При этом программы первичного, бухгалтерского и управленческого учета используются раздельно, периодически производя между собой передачу и синхронизацию общих данных.

Основным недостатком данного метода является необходимость создания специальных шлюзов экспорта-импорта данных. Однако это решаемая проблема, если привлечь к работе профессионалов. Тем более, что экспорт-импорт давно вошел в нашу жизнь через программы типа Клиент-Банк. Преимуществ же у данного способа несколько:

безопасность данных - вероятность того, что все программы сломаются одновременно, довольно мала);
удобство пользователей - им не нужно переучиваться с привычной программы;
улучшенная функциональность - за каждый участок отвечает специализированная программа.

Данный метод может иметь еще две разновидности, при которых бухгалтерский либо управленческий контур "навинчивается" непосредственно на первичный (см. рис.6). Фактически это означает использование двух программ: оперативно-бухгалтерской и управленческой, либо оперативно-управленческой и бухгалтерской. I вариант допустим, если используется одно юридическое лицо и бухгалтер не боится работать в одной программе с менеджерами. II вариант более универсальный в плане масштабирования и позволяет вести отдельно несколько бухгалтерских баз данных, не засоряя их ненужной информацией. В целом, если информационная система компании еще не начала развиваться по первому варианту, то предпочтение следует отдавать либо второму варианту, либо раздельному использованию всех трех программ.

3. Обзор существующего рынка ПО

Для каждого из перечисленных вариантов автоматизации управленческого учета на рынке предлагается соответствующее программное обеспечение.

Для трансформации отчетности многими компаниями давно и успешно используется продукт Audit Expert, предлагаемый российской компанией Про-Инвест. Данная программа адаптирована к белорусским условиям и поддерживает импорт готовой отчетности из различных бухгалтерских программ. Стоимость программы от 300 до 1100 долларов, в зависимости от версии.

Для ведения учета в единой базе данных в настоящее время предлагается множество программных комплексов различной мощности и стоимости. Как правило, это сложные и дорогие корпоративные системы, поддерживающие стандарты MRP/ERP, и каждая требует отдельного подробного освещения. Если пропустить таких дорогостоящих монстров, как SAP/R3, Baan, Oracle Applications, то можно условно разделить эти продукты на отечественные и зарубежные:

Зарубежные системы: Axapta, Exact, Platinum, Hansa Solutions, Scala, Accpac, SunSystems.

Системы производства СНГ: БОСС-Корпорация, Галактика, Парус, Магнат, Альфа, Эталон, Инотек.

Стоимость зарубежных колеблется от десяти до нескольких сот тысяч долларов, российские и белорусские системы в несколько раз дешевле. Но при покупке таких программ нужно руководствоваться не только и не столько ценой, сколько функциональностью, надежностью, адаптированностью и наличием поддержки.

Трансформация проводок между несколькими планами счетов поддерживается в относительно небольших бухгалтерских программах, таких как БЭСТ, некоторые конфигурации 1С-Предприятия (например, производства фирм Рарус и Пиби). Их стоимость с внедрением колеблется от одной до нескольких тысяч долларов.

И, наконец, для схемы с использованием нескольких программ возможно применение любых учетных комплексов, начиная с Excel и заканчивая отдельными модулями крупных корпоративных систем. В качестве программы непосредственно для управленческого учета можно использовать небольшие зарубежные комплексы (например, MYOB Accounting, BS/1, Sage), либо специально настроенные 1С-Предприятие, Инфо-Бухгалтер, или даже Access. В частности, автор предлагает для этого собственную конфигурацию 1С-Бухгалтерии 7.7 Economist 3.3

4. Как выбирать программу

Ниже приводятся общие правила, которых следует придерживаться, выбирая для себя учетную программу. Человеку, не посвященному в премудрости программирования, может показаться, что сделать правильный выбор при покупке программного обеспечения практически невозможно, не обжегшись несколько раз. В этом его зачастую убеждает неудачный опыт знакомых. Однако на самом деле, чтобы правильно выбрать программу не нужно обладать знаниями программиста (мы же покупаем автомобиль, не вникая в устройство инжектора). Главное: определить для себя цепочку действий и достаточные критерии выбора.

Первым делом сформируйте рабочую группу, ответственную за процесс отбора, покупки и внедрения программы. Включите в нее представителей всех заинтересованных отделов.

4.1. Подготовительная стадия

На начальной стадии опишите бизнес-процессы, протекающие в информационной системе компании и выделите участки, нуждающиеся в автоматизации. Это позволит Вам прикинуть масштабность автоматизации с точки зрения собственных потребностей. Попробуйте ответить на следующие вопросы:

Кто будет пользоваться системой, как может быть организован процесс обучения?
Будет ли будущая система интегрирована с вашими нынешними автоматизированными системами?
Начиная с какого момента и в течение какого периода и вы планируете использовать новую систему?
Каков бюджет на покупку программы, обучение сотрудников, внедрение и сопровождение?

После этого можно сформулировать требования к будущей программе, в том числе:

список обязательных и желательных возможностей системы, полный список операций, которые должны быть автоматизированы, полный список входных и выходных форм отчетности;
производительность и масштабируемость системы;
желательная гибкость в настройке системы.

4.2. Выбор поставщика программы

Имея на руках перечисленную информацию, можно приступать к изучению рынка: составьте список существующих учетных программ для предприятий, сравнимых с вашим по объему учитываемой информации. На этом этапе возможно руководствоваться различными источниками информации: публикациями в печати, аналитическими обзорами, рекомендациями коллег, рекламными материалами компаний-разработчиков. На основе полученной информации, постройте рейтинг программных продуктов по совокупности параметров:

соответствие сформулированным вами требованиям;
стоимость предлагаемого решения;
история компании на рынке, стабильность ее положения;
простота системы в поддержке и администрировании.

Определите "точку отсечения" и сократите свой список до двух-четырех компаний-поставщиков. Попросите каждого из отобранных поставщиков провести презентацию их продукта в офисе вашей компании перед рабочей группой. Запросите у поставщиков список их клиентов и посетите две-три компании из их числа.

4.3. Заключение контракта

Убедитесь, что в предлагаемом контракте определена ответственность поставщика за соблюдение сроков выполнения работ. Дополните стандартный контракт поставщика вашими условиями, поторгуйтесь по сумме и условиям оплаты.

В качестве приложения к контракту включите лицензионное соглашение и план внедрения системы, а также план тестовых испытаний, включающий в себя описание как штатных, так и нештатных ситуаций. Согласуйте график рабочих встреч и точек контроля.

5. Внедрение программного обеспечения

При внедрении выбранной программы следует руководствоваться подписанным контрактом (иначе зачем было тратить столько времени на его правку?). Внедрение исполнитель должен производить совместно с заказчиком (то есть вами). Для этого вполне можно использовать уже имеющуюся рабочую группу по выбору ПО, дополнив его состав представителями исполнителя. Рабочая группа проходит максимально полное обучение работе с программой, а затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления.

Внедрение новых программных продуктов зачастую вызывает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, опасением утратить свою незаменимость, боязнью увеличивающейся ответственности. Руководители предприятия в таких случаях должны:

вести разъяснительную работу с кадрами;
оказывать волевую поддержку рабочей группе;
наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями;
всегда подкреплять решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов.

На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. В таких случаях руководителю предприятия, помимо ведения разъяснительной работы необходимо:

принять организационные меры к сокращению переходного периода;
повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы.

В заключение хочется еще раз отметить, что автоматизация ради автоматизации бессмысленна. Всегда во главу угла необходимо ставить общую эффективность предприятия. Задать вопросы по рассмотренным темам и получить дополнительную информацию можно связавшись с автором (моб. телефон в Минске: +375/29 616 34 16, e-mail: economist@sinkevich.org). Будем рады Вашим отзывам и предложениям.

При подготовке статьи были использованы материалы статей А. Гершуна и М. Горского "Семь шагов по выбору бухгалтерской системы", Г. Верникова "Внедрение системы автоматизации, основные проблемы и задачи".

Автор: А.Синкевич.