Постановка управленческого учета
Главная / О компании / Статьи / Постановка управленческого учета

ПОЧЕМУ НЕ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ?

  Понимание необходимости управленческого учета возникает у руководителей отечественных компаний, когда они осознают недостаточность имеющейся информации для принятия управленческих решений. Почему же для этого зачастую не хватает бухгалтерских данных? Дело в том, что бухгалтерский учет в нашем государстве полностью подчинен целям налогового.

  В этом случае первоочередными пользователями бухгалтерской отчетности являются налоговые и иные контролирующие органы. Конечно, бухгалтерская информация может оказаться полезной и даже достаточной, но все же ей присущи существенные недостатки:

1) Отсутствие полноты. В бухгалтерию попадают лишь документально подтвержденные данные.

2) Лишние данные. В нашей действительности первичные документы не всегда имеют реальное хозяйственное наполнение.

3) Неконсолидированность. Объединить данные по нескольким своим юридическим лицам затруднительно, если между ними происходили хозяйственные операции.

4) Неверная методология. Самый простой пример – заниженные нормы амортизации офисной оргтехники.

5) Дискретность и неоперативность вследствие запаздывания итоговых сведений за отчетный период.

  БУХГАЛТЕР-СЕКЬЮРИТИ?

  Ликвидировать недостатки бухгалтерской информации можно двумя путями (см. рис. 1):

  1) Фильтруя и корректируя бухгалтерскую отчетность до необходимого вида силами экономической службы, либо передать бухгалтерии часть экономических функций. Данный вариант можно назвать трансформацией бухгалтерской отчетности.

  2) Создав параллельный пооперационный, "управленческий" учет. При этом экономическая и бухгалтерская службы работают независимо друг от друга, черпая первичные данные непосредственно из оперативного (первичного) учета.

  Первый способ неплох для фирм с несложной деятельностью, второй предпочтителен для многофункциональных корпораций. Второй вариант организации учета позволяет точнее и оперативнее готовить управленческую отчетность, правда, требует повышенных трудозатрат при его внедрении и эксплуатации и влечет некоторое дублирование функций учета.

  Рассмотрим второй способ более пристально. Поскольку в данном случае бухгалтерия работает лишь на отчетность для контролирующих органов, то можно сказать, что она защищает компанию от внешних воздействий, и ее можно, при желании представить как подразделение службы безопасности. Далее в данной статье будет рассматриваться вариант отдельного ведения управленческого учета.

  ЧТО ЖЕ ТАКОЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ?

  Общеизвестно, что управленческий учет - это сбор и предоставление руководству информации, позволяющей принимать управленческие решения.

  Обычный учет превращается в управленческий при выполнении следующих требований:

  1) Правильная методика. По нашему мнению, это методика обычного здравого смысла. Здесь, к счастью, можно не изобретать велосипед, а брать за основу Международные Стандарты Бухгалтерской Отчетности - International Accounting Standards (МСФО/IAS). Их у нас иногда ошибочно называют GAAP, по аббревиатуре Generally Accepted Accounting Principles - общепризнанные принципы бухгалтерского учета США. Это, впрочем, не очень страшно, поскольку IAS и GAAP очень похожи, и расхождения не касаются принципиальных положений. При этом GAAP имеет более подробное описание правил учета, стараясь охватить все бухгалтерские нюансы, и поэтому чаще подвергается изменениям и нововведениям. Из методических рекомендаций коснемся также выбора валюты учета. Для управленческого учета желательно использовать валюту, слабо подверженную инфляцию, например, доллар США, евро и т.д. При этом сумма каждой хозяйственной операции в любой иной валюте должна пересчитываться в основную валюту по текущему курсу.

  2) Полнота и оперативность. Это требование очевидно, однако важно понять, что его можно выполнить, лишь создав оптимальную организационную структуру, отладив информационные потоки, а также используя соответствующее программное обеспечение и квалифицированный труд.

  3) Доступность. Чтобы правильно понимать отчеты, требуется некоторая подготовка пользователя. Тем не менее, сама отчетность должна быть наглядной, удобной, без лишней путаницы, содержать всю необходимую информацию. Перечислим перечень обязательных отчетов с краткими комментариями по поводу методики их составления:

Баланс фиксирует состояние предприятие на определенную дату. Для компании особый интерес представляет размер собственности владельцев, состоящей из уставного капитала, прибыли предыдущих лет и прибыли текущего года. Найти сумму собственности владельцев можно путем вычитания обязательств из суммарного актива. Пример балансового отчета компании Sample Inc после первого года деятельности приведен в табл.1.
Отчет о прибылях и убытках демонстрирует эффективность работы компании за отчетный период. Отчет о прибылях и убытках очень удобно рассчитывать в два этапа: сначала находим валовую (маржинальную или "грязную") прибыль - объем продаж за вычетом себестоимости продаж, затем из валовой прибыли вычитаем общие (не включенные в себестоимость продаж) издержки, как денежные, так и неденежные. В результате получаем размер чистой прибыли, который должен совпадать с суммой прибыли текущего года в балансе. Чтобы убедиться в этом, проверим сумму чистой прибыли в табл.2.
Отчет о движении денежных средств (кэш-фло) показывает, откуда компания в отчетном периоде получала денежные средства, и куда их расходовала. Данный отчет объясняет дефицит или избыток денег, который не всегда напрямую связан с текущей прибылью. Этот отчет делится на три раздела: движение денег, связанное с операционной, финансовой и инвестиционной деятельностью. Связь между этими тремя деятельностями предприятия графически представлена на рис.2. Можно также выделить прочую деятельность, связанную с переброской средств между собственными счетами, конвертациями валют и др. По каждому из этих разделов постатейно расшифровываются поступления и оттоки денежных средств. Суммарный приток или отток денежных средств должен совпадать с изменением остатка денег в балансе, как мы видим в примере отчета кэш-фло за первый год деятельности компании Sample Inc в табл.3.
Отчет о задолженностях (форма произвольная, главное, чтобы она содержала расшифровку задолженностей по контрагентам). Данные должны быть полными и хорошо выверенными. Подчеркнем еще раз, что все отчеты должны быть реальными, а при наличии нескольких видов деятельности - позволять видеть как консолидированную картину, так и в разрезе по отдельным видам.

  4) Обратная связь. Допустим, управленческая отчетность получена, однако, чтобы ее "оживить", нужно оперативно применять на практике управленческие решения, принимаемые на основе анализа отчетности. В противном случае система учета не принесет никаких практических результатов, кроме морального удовлетворения или недовольства.

  Бюджетирование является частью механизма обратной связи. Про него много написано, однако до реального бюджетирования в отечественной практике дошли лишь единицы. Хотя, на наш взгляд, ничего сверхсложного в бюджетировании нет. Требуется лишь четкая организация этого процесса и жесткая дисциплина при заполнении графы "Бюджет" в финансовой отчетности предприятия (см. примеры в таблицах 1-3). А эффект от внедрения почувствуется уже в первый месяц: компания перестает жить "по наитию", получает осмысленное планирование и управление, и возможность по-новому взглянуть на финансовые результаты.

  Изучая наш пример, можно заметить, что объем продаж почти совпал с запланированным (см. табл.2), но валовая прибыль оказалась больше бюджетной благодаря снижению себестоимости продаж и оказанию дополнительных услуг. В силу этого, а также благодаря экономии на общих издержках, чистая прибыль на 15% превысила запланированный уровень. Однако не все так хорошо, как кажется на первый взгляд. Из отчета кэш-фло (табл.3) видно, что не выполнен план сбора денег с покупателей, а поставщикам пришлось заплатить больше, чем предполагалось. Результатом оказался фактический приток денег, меньший на 19%, чем по бюджету. В балансе (табл.1) мы находим подтверждение всем этим тенденциям. В довершение можно заметить, что хотя собственность владельцев и превысила плановый уровень, тем не менее увеличилась и задолженность компании поставщикам и возросли складские запасы. Но в целом плановые показатели баланса можно считать выполненными.

ПОСТАНОВКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Излишне говорить, что перед введением управленческого учета крайне желательно у себя на фирме ввести элементы регулярного менеджмента. О том, как это сделать, написано много литературы, особой популярностью пользуется книга "7 нот менеджмента". Поэтому мы лишь напомним, что в компании следует иметь продуманную организационно-штатную структуру, положения о подразделениях и должностные инструкции, причем все это хозяйство должно регулярно пересматриваться и обновляться. Заметим также, что нужно иметь грамотные аналитические разрезы компании. Иными словами, должна быть четкая финансовая структура компании с выделенными бизнес - направлениями, или, как их часто называют - центрами финансового учета.

  Чтобы система управленческого учета начала работать сразу и без сбоев, нужно тщательно разработать схему документооборота. Для этого требуется расписать порядок движения документов, сопровождающих существующие бизнес - процессы, иными словами, создать модель "как есть" ("As Is"). Для графического описания бизнес-процессов можно использовать любую методику, даже собственной разработки, однако предпочтительно применение стандарта IDEF0. Информацию о нем, а также программное обеспечение, облегчающее процесс бизнес-моделирования, - можно найти в Интернете (www.interface.ru, www.cfin.ru, www.consulting.ru).

  Модель "Как есть" нужна для изучения, оптимизации и упрощения бизнес-процессов. Для подготовки новой, улучшенной модели "Как будет" ("To Be") требуется определить, кто и в каком порядке будет подавать в аналитический центр информацию, необходимую для подготовки управленческой отчетности. В общем случае рекомендуется следующая схема подготовки ежемесячных отчетов:

  1) На основании полных данных о движении денег по расчетным счетам и кассам экономическая служба готовит отчет о движении денежных средств - Кэш Фло (см. рис. 3).

  2) На основании данных торгового отдела, склада, расчетных счетов и касс (могут быть варианты у разных компаний) экономическая служба рассчитывает отчет о прибылях и убытках, как консолидированный, так и в разрезе по бизнес-направлениям (см. рис. 4).

  3) Последний и наиболее ответственный этап - подготовка балансового отчета вместе с расшифровкой дебиторско-кредиторской задолженности. Для этого понадобятся сведения обо всех основных средствах и их остаточной стоимости, полная информация о взаиморасчетах на конец месяца, а также данные о товарно-денежных остатках (рис.5).

  Вышеназванные рекомендации касаются "ручного" способа сбора и обработки информации, подразумевающего подготовку и анализ данных с помощью ручки и бумаги. Однако одновременно с разработкой системы документооборота или через некоторое время после ее внедрения желательно продумать вопросы автоматизации. Можно проводить выборочную, "точечную" автоматизацию некоторых элементов документооборота, либо сразу внедрять многофункциональный программный комплекс ведения управленческого учета. Нужно рассмотреть несколько вариантов и выбрать наилучший, исходя из соотношения "Цена/эффективность". В следующей публикации мы рассмотрим вопросы автоматизации и выбора программного обеспечения более подробно.

  Задать вопросы по рассмотренным темам и получить дополнительную информацию можно связавшись с автором (телефон в Минске: +375/17 292 26 40, e-mail: economist@sinkevich.org). Будем рады Вашим отзывам и предложениям.

Автор: А.Синкевич.

© 2006-2012 «Синкевич Технолоджис»
Разработка сайта «Сайтекс»