Управление долгами в системе total cash management
Главная / О компании / Статьи / Управление долгами в системе total cash management

Отказываясь от «работы» без предоплаты значительная часть предпринимателей рискуют потерять львиную долю рынка, который в силу тех или иных обстоятельств может диктовать необходимость во временном разрыве между поставкой и оплатой. Такой «разрыв» зачастую таит в себе один существенный недостаток - риск не получения полноценной компенсации за переданные товары.

Минимизация данного риска должна основываться, в первую очередь, на правильном юридическом обеспечении возникающей задолженности посредством выбора максимально безопасных схем работы, а также применении наиболее эффективных экономических инструментов, гарантирующих погашение задолженности в запланированный срок и в полном объеме.

СТРАТЕГИЧЕСКИЙ ПОДХОД

С середины 90-х и до сегодняшних дней самой передовой концепцией в области менеджмента является концепция системы, именующей себя “Тотальное Управление Деньгами”. которая основана на приоритете денежных потоков над всеми остальными объектами управления. Оригинальное название этой системы на английском языке выглядит как Total Cash Management. Поэтому в дальнейшем мы будем обозначать эту систему сокращенно TCM. В настоящее время TCM является очередным модным для западного менеджмента течением, количество участников которого неизменно растет.

Прежде всего, подчеркнем, что TCM провозглашается не как некое теоретическое построение, а как таковое, которое преследует прагматические цели. Сущность TCM проявляется в практической реализации следующих двух принципиальных положений:

  1. все аспекты деятельности предприятия должны вовлекать имеющиеся в распоряжении или принципиально доступные денежные ресурсы,

  2. каждый работник предприятия может оказать влияние на состояние денежных ресурсов, применяя некоторые простые правила каждый день.

Во множестве реальных ситуаций менеджеры предприятий в процессе своей деятельности не осознают исключительной важности денег. О деньгах они вспоминают чаще всего только тогда, когда приходит время получать заработную плату. По их мнению, такой «ерундой», как деньги, должны заниматься исключительно бухгалтера и «прочие финансисты». Они не понимают, что деньги являются абсолютно ликвидным активом. Имея деньги, предприятие может решить абсолютно все проблемы, и технологические, и маркетинговые, и все остальные.

! ДЕНЬГИ – ЭТО КРОВЕНОСНАЯ СИСТЕМА ЛЮБОГО БИЗНЕСА.

Имея деньги, можно достичь любых высот в бизнесе. Но деньги сначала надо заработать. И потому прагматическая цель TCM состоит в создании системы, которая

  • с одной стороны способствует эффективному генерированию денежных потоков,

  • а с другой стороны способствует не менее эффективному их использованию, опять таки с целью генерирования последующих денежных потоков.

Отныне философия управления должна быть подчинена не качеству или оптимальности, или «удовлетворению запросов клиентов» и т. д., а только увеличению реального дохода. Другими словами компании, принявшие на вооружение ТСМ-подход, должны выпускать не качественный продукт, а тот, который обеспечивает максимальную прибыль во времени. Еще одним важнейшим достижением ТСМ стала окончательная «победа прибыли над маркетингом». Сегодня наиболее прогрессивные компании наконец-то поняли, что маркетинг должен быть подчинен финансовым целям увеличения дохода, а не наоборот.

По прочтению вышесказанного у читателя может сложиться впечатление, что TCM состоит из одних лозунгов типа «Экономьте деньги», которые должны быть развешаны по всей фирме, и это принесет успех. Это далеко не так: TCM – прежде всего система, охватывающая всю деятельность фирмы.

Успех же внедрения TCM состоит в системности действий, обусловленных основными стратегическими установками TCM:

  • увеличивать объем денежных средств,

  • быть уверенным, что имеющиеся денежные средства используются оптимальным образом.

Данные стратегические установки могут быть воплощены в жизнь только в случае разделения TCM на отдельные блоки с соответствующим делегированием ответственности. На рисунке 1 представлены основные блоки TCM.

 



 

рис. 1 Основные блоки Total Cash Management

 



Системность концепции ТСМ проявляется не только в том, что каждое функциональное подразделение и даже каждый человек играют свою роль в реализации стратегических установок, но также и в том, что дополнительный эффект может создаваться на стыке между подразделениями. Другими словами, усовершенствования в одном из блоков, указанных на рисунке, могут вызвать изменения в других блоках так, что интегральный эффект может оказаться либо больше, либо меньше суммы двух отдельных эффектов.

Наша дальнейшая задача состоит в том, чтобы привести краткую характеристику блока «Сбор дебиторской задолженности». Понятно, что это даст только общее впечатление. Но дело в том, что каждая отдельная технология ТСМ достаточно проста, как говорят, находится на уровне здравого смысла. Читатель, имеющий опыт финансового управления, сам без труда разовьет каждую отдельную технологию.



ТАКТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ

Почти всякий бизнес рано или поздно сталкивается с проблемами, связанными с дебиторской задолженностью. Это может быть не только просроченная или безнадежная задолженность, но и излишний рост «нормальной» дебиторской задолженности и сопутствующие этому - «замораживание» активов и снижение скорости оборачиваемости денежных средств, а также проблемы возврата долгов.

Деятельность в некоторых отраслях и многие виды предпринимательства невыгодны или даже невозможны без отсрочки платежей. К ним относятся и движение определенных групп товаров, поставляемых оптовиками в розницу, и предоставление различных услуг и работ, например, строительных и подрядных, арендные взаимоотношения и другие.

Прежде чем перейти к обзору основ управления дебиторской задолженностью, следует обозначить такие «тактические» нюансы как определение долга, различия отечественного и международного учета, оценка задолженности.



Определение долга

Дебиторская задолженность в соответствии, как с международными, так и с белорусскими стандартами бухгалтерского учета определяется как суммы, причитающиеся компании от покупателей (дебиторов). Дебиторская задолженность возникает в случае, если услуга (или товар) проданы, а денежные средства не получены. Как правило, покупателем не предоставляется какого-либо письменного подтверждения задолженности за исключением подписи о приемке товара на товаросопроводительном документе.



Различия между IAS и белорусской системой учета

К основным различиям между отражением дебиторской задолженности в соответствии с международными стандартами и белорусской системой учета относятся отражение реализации и дебиторской задолженности в полной сумме, оценка дебиторской задолженности в соответствии с вероятностью ее взыскания и раскрытие информации об операциях между взаимосвязанными сторонами.

Отражение задолженности

В соответствии со стандартами IAS при определении выручки от реализации продукции (работ, услуг) по моменту ее отгрузки (выполнения) дебиторская задолженность отражается в полной сумме, подлежащей оплате покупателями, на момент отгрузки.

Белорусским предприятиям в зависимости от принятой учетной политики разрешается вести учет выручки от реализации продукции (работ, услуг), товаров по мере их оплаты.

При сравнении отчетности за какой-либо конкретный период, подготовленной в соответствии с IAS, и составленной белорусским предприятием, ведущим учет реализации по моменту получения денежных средств за отгруженную продукцию, сумма как дебиторской задолженности покупателей, так и реализации, будет занижена в белорусской финансовой отчетности по сравнению с финансовой отчетностью, составленной в соответствии с IAS.

Оценка

В соответствии с принципом осмотрительности, существующим в IAS, статьи, отражаемые в балансе и отчете о прибылях и убытках, должны отвечать следующим требованиям:

  • со статьей должно быть связано вероятное получение предприятием экономических выгод в будущем

  • они должны иметь стоимость, которая может быть достоверно оценена

При оценке вероятности получения экономических выгод в будущем предприятие должно оценить степень неопределенности в отношении получения этих выгод.

В частности, что касается дебиторской задолженности, то в соответствии с IAS продавец, осуществляющий продажу в кредит, с полной определенностью может считать, что некоторую часть дебиторской задолженности в конечном итоге будет невозможно взыскать. В случаях, когда ожидается, что дебиторскую задолженность невозможно будет взыскать полностью, в учете создается резерв на покрытие безнадежной дебиторской задолженности. Эта операция выполняет две функции, (1) безнадежная задолженность относится на расходы того отчетного периода, в котором реализация привела к возникновению такой задолженности (принцип соответствия, в соответствии с которым расходы и связанные с ними доходы должны отражаться в том же периоде) и (2) дебиторская задолженность на конец отчетного периода оценивается по чистой цене реализации, т. е. в сумме денежных средств, которые ожидается получить.

Не существует какого-либо единого правила для определения того, когда задолженность становится безнадежной. То, что дебитор не погашает задолженность в соответствии с контрактом или отказывается от платежа по векселю по наступлении срока погашения не обязательно означает, что задолженность становится безнадежной. Одним из индикаторов частичной или полной невозможности взыскания дебиторской задолженности является банкротство должника. К другим показателям относятся ликвидация предприятия-должника, исчезновение должника, наличие нескольких неудачных попыток взыскания задолженности и невозможность взыскания задолженности в силу закона или срока давности.

В соответствии с белорусской системой учета разрешается создание резервов по сомнительным долгам, но эти стандарты отличаются от IAS, и многие белорусские предприятия зачастую не проводятся регулярной оценки возможности взыскания дебиторской задолженности.

Различие между размерами резервов, рассчитанными в соответствии с международными и белорусскими стандартами учета, возникает в результате того, что IAS дает большую свободу в принятии решения относительно безнадежности задолженности. В соответствии с IAS руководство может создавать специальные резервы в отношении конкретной дебиторской задолженности, а также общий резерв в отношении всех категорий дебиторской задолженности. Белорусская система учета предусматривает только создание резервов только в отношении конкретной задолженности.

Помимо существования различий в законодательстве, применение предприятиями белорусских законов зачастую затруднено в силу отсутствия точной и своевременной информации в отношении дебиторской задолженности. Для того, чтобы надлежащим образом создать специальные и общие резервы, предприятие должно располагать информацией о вероятности взыскания задолженности, данными о погашении задолженности в прошлом в зависимости от срока задолженности и иметь представление о вероятности погашения задолженности данным клиентом. Белорусские предприятия зачастую не располагают такой информацией в том виде, который обеспечил бы ее точность. Поэтому решения о создании резерва по сомнительным долгам часто не выполняются или выполняются не точно, и такие резервы не соответствуют сомнительным долгам.



Устранение различий

Что касается дебиторской задолженности, то при подготовке финансовой отчетности в соответствии с IAS она должна быть отражена по моменту отгрузки. Должна быть проведена оценка вероятности взыскания задолженности, неоплаченный акционерный капитал должен быть реклассифицирован. Мы не будем в данной статье останавливаться на методах определения и учета безнадежной дебиторской задолженности. Лишь обозначим, что если, к примеру, дебиторская задолженность, имеет на конец периода сальдо 105,000 тыс. руб., а резерв определен в сумме 3,200 тыс. руб., то, ожидается, что в результате погашения дебиторской задолженности будет получена сумма 101,800 т.р. (105,000 - 3,200), а сумма 3,200 представляет собой расходы по списанию безнадежной задолженности за период.

ПОДГОТОВКА К ДОЛГАМ

Итак, выше упоминалось: чтобы минимизировать временной «разрыв» между поставкой и оплатой, в первую очередь, должна быть проведена подготовительная работа, основанная на правильном юридическом обеспечении возникающей задолженности посредством выбора максимально безопасных схем работы и наиболее эффективных экономических инструментов, гарантирующих погашение задолженности в запланированный срок и в полном объеме.

Поэтому к долгам и дебиторам нужно готовится заранее (как сани летом), что бы не потерять ни капли «денежной крови».



Комиссия или поставка ?

Данный вопрос чаще всего возникает у тех предприятий, которые не имеют собственной розничной сети и поэтому пользуются услугами различных розничных продавцов: магазинов, супермаркетов, рынков и т. д. При этом принятие решения о виде договорных отношений должно осуществляться не только, исходя из возможности получить оплату или вернуть товар, но и принимая во внимание особенности налогообложения и бухгалтерского учета.

В данном случае можно условно выделить две, различных по сути, группы договорных отношений: 1) комиссия, консигнация, поручение, хранение, выставка и т. д.; 2) купля-продажа, поставка, товарный кредит и т. д. Основополагающим отличием этих двух групп договоров является момент перехода права собственности на товары: в первом случае собственником товара, до его реализации конечному потребителю, остается поставщик (комитент, консигнант, доверитель и т. д.), а во втором - право собственности переходит к контрагенту в момент отгрузки (приемки) продукции. Отличия, определенные моментом перехода права собственности на товары можно рассмотреть при помощи сравнительного анализа договора комиссии и договора купли-продажи с отсрочкой платежа (табл. 1).



Таблица 1.



Критерий

Договор комиссии

Договор купли-продажи с отсрочкой платежа*

1. Право собственности на переданные товары

Поставщик**

Покупатель***

2. Вид задолженности до реализации потребителю

Товарная

Денежная

3. Вид задолженности после реализации потребителю

Денежная

Денежная

4. Обязательства по НДС у поставщика

В момент оплаты на расчетный счет

По отгрузке

5. Обязательства по налогу на прибыль у поставщика

В момент реализации потребителю

По отгрузке

6. Бухгалтерский учет товара у покупателя

Забалансовый счет

Баланс

7. Бухгалтерский учет товара у поставщика

Баланс

Товар не учитывается. В балансе отражается только сумма задолженности

8. Розничная цена на товар устанавливается:

Поставщиком

Покупателем



Сноски

* - в таблице рассмотрен только денежный порядок расчетов
** - под «поставщиком» подразумевается и комитент
*** - под «покупателем» подразумевается и комиссионер



В том случае, если принятый «на реализацию» товар еще не был реализован, и возникла необходимость возврата такого товара, то более эффективным в данном случае является договор комиссии, который предусматривает право комитента (как владельца товара) в любое время забрать свою продукцию или произвести ее инвентаризацию.

!!! Денежная задолженность - возникает а) по договору купли-продажи в момент отгрузки или через фиксированный срок; б) по договору комиссии - через три дня после реализации товара потребителю, если иное не предусмотрено договором.
Товарная задолженность - возникает только по договорам, не предусматривающим передачу права собственности на товар.

Если же товар был продан потребителю, и у комиссионера образовалась перед комитентом (поставщиком) денежная задолженность, то возврат такого долга практически не отличается от возврата задолженности по договору купли-продажи: все зависит от желания и возможностей контрагента.

В случае задержки с оплатой более «выгодным» для продавца можно считать договор комиссии, так как НДС необходимо платить только после погашения задолженности.

В отношениях, связанных с передачей товаров «на реализацию» также возможна и «обратная» ситуация, когда поставщик не заинтересован в возврате товара, а хочет получить только денежную компенсацию. При этом он имеет такое право (если товар качественный), только в случае заключения договора купли-продажи, а по договору комиссии он обязан принять как возврат остатки нереализованного товара.

Товар в кредит

На сегодняшний день белорусское законодательство предусматривает право предоставления финансовых кредитов под проценты только банковскими и другими финансовыми учреждениями.

На практике договор товарного кредита чаще всего используется в отношениях между юрлицами и может эффективно применяться в период инфляции, при этом размер процента привязывается к проценту роста курса какой-нибудь твердой валюты и может рассчитывается, как это показано в Примере 1.

Пример 1. Формула расчета процента по товарному кредиту в условиях инфляции

P(%)= S * ((K1/K2) - 1), где

P(%) - процент (вознаграждение) за пользование товарным кредитом;
S - стоимость товара в момент отгрузки;
K1 - курс $ в день оплаты за товар;
K2- курс $ в день передачи товара.

Несмотря на наличие процентной «ответственности» данные виды договоров остаются достаточно рискованными для работы с клиентами «с улицы». Как правило, такие договорные отношения приемлемы для расчетов между надежными партнерами. В отношениях с физическими лицами рассрочка, чаще всего используется для продажи товаров собственным работникам предприятия и другим «проверенным» лицам.

Если сравнивать договор товарного кредита и договор продажи в рассрочку, то более безопасным, в случае неоплаты клиентом денежных средств, является рассрочка, так как товар находится в собственности продавца и фактически представляет собой залог.

Что касается необходимости «массовой» реализации товаров с отсрочкой платежа, то в этом случае одних только «процентных гарантий» недостаточно, а необходимо реальное обеспечение долга в виде ликвидного залога, либо поручительства третьего лица.

Для этих целей торговые фирмы сегодня все чаще прибегают к сотрудничеству с банковскими учреждениями, которые кредитуют покупателей под покупку товаров, работ, услуг. При этом название такой торговли «рассрочкой» не соответствует действительности, так как продавец получает оплату за товар сразу и, как правило, мало интересуется дальнейшим погашением кредита, выданного банком потребителю. В данном случае отношения потребитель-банк носят характер обыкновенного кредита, выданного под залог товара, под который взят этот кредит, а проценты за отсрочку платежа достаются банку.



Обеспечение обязательств

В том случае, если предприятие готово самостоятельно продавать товар с отсрочкой платежа и получать при этом процентный доход, то в таком случае ему необходимо подумать об обеспечении, возникающей задолженности. Законодательство предусматривает следующие виды обеспечения исполнения обязательств: неустойка (штраф, пеня), залог, поручительство или гарантия.

При этом тот же залог может быть более эффективным, если он сочетается с штрафными санкциями за просрочку платежей.

Иногда более выгодно получить поручительство за должника со стороны надежного предприятия, чем получать залог, который может требовать значительных дополнительных затрат по его обслуживанию со стороны залогодержателя. В соответствии с договором поручитель может отвечать в том же объеме, как и должник: за сумму основного долга, проценты, неустойку, возмещение убытков и т. д.



Страхование

Еще одним существенным дополнением в плане гарантии возврата задолженности может служить, связанное с этим, страхование финансовых или коммерческих рисков. Одним из недостатков такого рода страхования является его цена (от 5 процентов и выше) и тот факт, что белорусские страховые компании довольно неохотно идут на страхование от не возврата долгов, а многие из них не занимаются таким страхованием вообще. Однако, если страховая компания согласилась застраховать ваш риск не возврата дебиторской задолженности, то это означает, что ваш будущий должник подвергся тщательной проверке со стороны страховщика и является достаточно платежеспособным контрагентом.

В случае с обеспечением обязательств в виде залога страховая компания почти всегда готова застраховать само заложенное имущество. В этом случае, залогодержатель, может быть уверен в том, что, если предмет залога и «пропадет», то возмещение убытков будет возложено на плечи страховщика.

Сегодня, предмет залога может быть застрахован от: кражи со взломом, противоправных действий третьих лиц, стихийных бедствий, пожара, ущерба нанесенного в результате разрыва теплопроводных и водопроводных сетей, рисков, связанных с транспортировкой и т. д.



Вексель

Отсрочка платежа может оформляться при помощи векселя. При этом у предприятия-векселедержателя появляется дополнительное преимущество - возможность продать полученный вексель до наступления срока его погашения. При расчетах векселями также немаловажное значение имеет обеспечение обязательств должника - в данном случае векселедателя.

Оплата по простому векселю может быть обеспечена при помощи его аваля банком или другим надежным гарантом. Такой вексель гораздо «легче» продать до наступления платежа и сумма дисконта по нему будет обратно пропорциональна платежеспособности авалиста.

Если же используется более сложная схема расчетов с использованием переводного векселя, то необходимо, чтобы такой вексель был акцептирован либо банком, либо иным надежным поручителем. Акцепт производится акцептантом на лицевой стороне векселя и может состоять только из подписи трассата. При необходимости акцепт трассата может быть ограничен частью вексельной суммы. Если за время от момента акцепта до предъявления векселя к оплате в текст векселя были внесены изменения без согласия акцептанта, то последний отвечает по условиям в первоначальной редакции.

Справка
Аваль - надпись на векселе об обеспечении платежа.

Авалист - лицо, которое ручается за полный или частичный и своевременный платеж по векселю путем принятия на себя вексельного обязательства по чужому вексельному долгу. Авалист отвечает таким же образом, как и лицо, обязательства которого он обеспечил.

Акцепт - заверенное подписью трассата или другого лица (посредника в акцепте) согласие оплатить переводной вексель в том виде, в котором он предъявлен к платежу.

Акцептант - лицо, которое берет на себя обязательства платежа по переводному векселю (трассат или посредник в акцепте).



ВОЗВРАТ ДОЛГОВ: КАК ЕГО ДОБИТЬСЯ

Причины невозврата

Какими бы ни были меры предосторожности (если конечно вы еще не перешли на 100%-предоплату по всем контрактам), все равно однажды возникают долги, которые не погашаются вовремя. При значительных объемах реализации и достаточно широком круге покупателей не возврат какой-то части задолженности, как правило, планируется и «закладывается» как часть накладных расходов в бюджет компании.

Размеры таких не возвратов могут быть известны из собственного опыта прошлых периодов, либо как среднестатистический показатель по отрасли. Американские финансисты, например, считают безнадежную задолженность на уровне 2-10% (в зависимости от рискованности бизнеса и процента рентабельности) вполне допустимой. Но это совсем не означает, что возврату долгов не стоит уделять внимание.

Первым шагом в этом направлении должно быть выяснение тех причин, по которым покупатель не платит. Знание этих обстоятельств позволяет правильно определить дальнейшие действия. Среди основных факторов, определяющих, почему покупатели не платят по своим долгам, можно выделить следующие группы:

Первая группа. Причины экономического характера. Покупатель является добросовестным, но временно испытывает дефицит оборотных средств. Это может быть связано с тем, что его «подвели» его покупатели или с тем, что его ценовая политика не оправдала уровень первоначальных затрат и т. д.

Вторая группа. Причины «политического» характера. Должник имеет средства, не отказывается платить, но не платит вовремя. Задержка в оплате может быть «нормальной» для данной компании, например, в силу монопольного положения на рынке или в силу значительного перевеса в экономическом потенциале, который позволяет компании навязывать свой «стиль» работы. Это также может быть связано с особенностью финансовой стратегии должника, который предпочитает постоянно «жить в долг» и за счет этого расширять свой бизнес (ошибочность или оправданность такой «политики» мы попытаемся обсудить в дальнейшем).

Третья группа. Форс-мажорные обстоятельства. Действие непреодолимых сил. В белорусских условиях в качестве таких факторов могут выступать не только природные катаклизмы и стихийные бедствия, аварии и другие техногенные катастрофы, но и вмешательство компетентных органов.

Четвертая группа. Причины недобросовестного характера. Например, должник изначально не собирался рассчитываться. С дебиторами такого сорта чаще всего приходится иметь дело тем компаниям, которые, в силу особенностей своей продукции, вынуждены работать с мелкими заказчиками или физлицами. Крупного должника также может «осенить» идея не оплаты в процессе развития взаимных отношений либо он создает их искусственно. Это может быть связано или с обнаружением просчетов в подписанном соглашении, или наличием законодательных «ловушек», или с отсутствием достаточного контроля за расчетами со стороны поставщика, или с попытками недобросовестной конкуренции, или в силу «беззащитности» кредитора и т. д.

Следует отметить, что банкротство не может быть отнесено к какой-то одной группе, так как оно хотя и возникает в большой степени по экономическим причинам, но может быть вызвано и теми же форс-мажорными обстоятельствами и другими неэкономическими причинами. Банкротство может также носить и недобросовестный характер (фиктивное банкротство).



!!! Банкротство - это признанная судом неспособность должника возобновить свою платежеспособность и удовлетворить признанные судом требования кредиторов не иначе как через применение ликвидационной процедуры.

Неплатежеспособность - неспособность субъекта предпринимательской деятельности исполнить после наступления установленного срока их оплаты денежные обязательства перед кредитором.

Фиктивное банкротство - заведомо неправдивое официальное заявление о финансовой неспособности исполнения требований со стороны кредиторов.

Рассматривая просроченную задолженность с финансовой точки зрения, следует подчеркнуть, что для клиента она является существенным источников финансовых ресурсов, особенно в условиях высоких процентных ставок. Поэтому клиент будет держаться этого правила всеми силами. Главная задача ТСМ в части обеспечения сбора дебиторской задолженности состоит в тщательном анализе всех клиентов и выяснении причин несвоевременной оплаты счетов фирмы.

Понятно, что сбор дебиторской задолженности близко сопрягается с маркетинговой деятельностью предприятия. Маркетинг отбирает и воспитывает клиентов. ТСМ отслеживает, чтобы эти действия маркетологов были устремлены на пополнение денежного пула компании.

Перечислим основные проблемные вопросы сбора дебиторской задолженности:

  • систематизация и анализ информации по всем клиентам фирмы, включая потенциальных заказчиков,

  • установление системы скидок в случае досрочной оплаты счетов фирмы,

  • разработка системы юридических мер “запугивания” недобросовестных клиентов,

  • подача заявлений в арбитражный суд о признании клиента банкротом,

  • применение факторинга с целью получения части непогашенной в срок дебиторской задолженности,

  • внедрение системы ответственности менеджеров по продажам за несвоевременную оплату их клиентами счетов фирмы,

  • отказ от обслуживания слабых в денежном смысле клиентов.

Вообще говоря, в отечественной практике преобладает система продажи каждому, “кто постучит в дверь”. В случае, если речь идет не о розничной продаже, такая практика пагубно сказывается на финансовом положении предприятия – большие суммы на дебиторском счету и дефицит реальных денег.



Методы воздействия

После того как причины установлены, можно переходить к активным действиям. Методы воздействия на должников наиболее обобщенно можно классифицировать следующим образом:

  1. Юридические. Претензионная работа, досудебная переписка, и, наконец, подача иска. В том случае, если ваш должник оказался недобросовестным: занимался фиктивным предпринимательством, подделкой документов и прочими уголовно-наказуемыми деяниями (четвертая группа), то судебное разбирательство будет решено в вашу пользу в самые кратчайшие сроки и вы, скорее всего, получите не ваши деньги, а только лишь еще одно подтверждение законности ваших претензий в виде постановления суда. Если же должник относится к первой или второй группе («добросовестный» неплательщик), любые юридические разбирательства также могут оказаться достаточно эффективными, в плане возврата денежных средств, однако, скорее всего, после такого воздействия вы можете навсегда вычеркнуть эту компанию из числа своих клиентов. Все это, конечно, не значит, что о юристах можно позабыть. «Универсальным» обстоятельством является возбуждение против должника дела о банкротстве. В данном случае юридические действия необходимы всегда, хотя бы для того, чтобы получить законное место в очереди должников.

  2. Экономические. К экономическим методам воздействия следует отнести финансовые санкции (штраф, пеня, неустойка) и залоговые отношения. Залог является наиболее действенным рычагом влияния на должника, так как может быть продан по заниженной цене. Если ваш постоянный покупатель нарушает условия оплаты, первой экономической санкцией против него может стать приостановка дальнейших поставок, или последующее его бойкотирование со стороны других поставщиков. Следует учитывать и тот факт, что приостановка поставок может привести к дальнейшему усугублению финансового состояния должника или к его банкротству. Поэтому правильное применение экономических санкций должно основываться на знании тех причин, по которым должник не платит, если он является достаточно крупным заказчиком, то может быть следует попытаться «зарабатывать» на нем немного меньше сегодня, чтобы получать дополнительный доход в будущем.

  3. Психологические. Простейший - постоянные напоминания по телефону (факсу, почте и т. п.) различной эмоциональной окраски (в зависимости от ситуации). Ваш дебитор должен знать о том, что вы обеспокоены задержкой платежа. Более сложный - использование различных СМИ или распространение информации о задержках платежей среди смежных поставщиков и других заинтересованных лиц. Многие фирмы понимают, что имиджевые потери иногда дороже денежных. При этом психологическое влияние оказывается очень эффективным для добросовестных дебиторов. В том случае, если вы заработали себе репутацию «неудобного» и надоедливого кредитора, можете быть уверены, что при прочих равных условиях, вы окажетесь первым в очереди кредиторов, с которыми рассчитываются. В том случае, когда ваш партнер испытывает временные затруднения, связанные с дефицитом денежных средств, то необходимо договориться с ним об оплате хотя бы процентов за предоставленный кредит, так как возврат основного долга в дальнейшем, как правило, «морально» освобождает должника от оплаты процентных обязательств. При этом свою роль играет и понимание того, что из-за процентов никто судиться не будет

  4. Физические. Такие меры воздействия как арест имущества должника или самого должника, производимые органами государственной исполнительной службы и органами следствия, хотя и относятся к силовым или физическим мерам, но рассматриваются нами в качестве юридических мероприятий. Эффективность любых иных физических мер воздействия, которые осуществляются вне установленной законом процедуры, нами не рассматриваются, так как они зачастую являются уголовно-наказуемыми. Поэтому единственное, что можно посоветовать - это «чтить уголовный кодекс» и прибегать только к первым трем категориям воздействия.



Кому поручить возврат долгов

Этот вид деятельности является наиболее скучной и неблагодарной работой, по крайней мере, по следующим двум причинам. Во-первых, многие считают, что просить деньги невежливо. Во-вторых, существует боязнь того, что клиенту это не понравится, и он не обратится к вам снова.

Работа по возврату долгов - это одна из самых неприятных функций, которую необходимо кому-то поручить. Выбор ответственных за возврат просроченной, но еще не безнадежной задолженности для компаний имеет несколько альтернатив:

  1. Финансовая служба. Бухгалтера и другие финансовые работники как никто лучше знают о том кто, в каком размере и, что очень важно, сколько времени должен, поэтому всегда существует «соблазн» сбросить всю черновую работу на финансистов, которые, как предполагается, должны также знать и каким образом возвращать эти долги. При этом, финансовый работник, который, по обыкновению, знаком с клиентом только «на бумаге» будет относиться ко всем должникам одинаково: все телефонные переговоры или переписка такого работника не смогут содержать дифференцированные аргументы и увещевания. В то время, когда в одном случае стоило бы потребовать, а в другом только попросить и т. д.

  2. Юридическая служба. Юристы лучше других разбираются в правах и обязанностях своих и клиента. Они могут очень грамотно, с юридической точки зрения, вести переписку с должниками и предъявлять им самые обоснованные претензии. Но при этом опять таки теряется столь важный индивидуальный подход.

  3. Коммерческий отдел. Это те люди, которые нашли клиента, вели с ним переговоры и пришли к какому-то соглашению. Коммерческие работники (менеджеры и продавцы) не просто знают своих покупателей в лицо, но имеют представление о их характере, потенциальных возможностях, об их «ценности», об истории отношений с контрагентом и многих других нюансах. В то же время продавец - это тот самый работник, который дал зеленый свет образованию задолженности.



Вывод. Собирать долги должны не те, кто их учитывает, а те, кто их создает. Финансовая служба должна только вовремя оповещать коммерческий отдел о просроченных платежах, а юротдел должен информировать его о тех правах и обязанностях, которые взяли на себя контрагенты и которые принадлежат им по закону.

Следует отметить, что коммерческие работники фирмы должны заниматься возвратом только той задолженности, которая не является безнадежной (банкротство, «исчезновение» должника и т. д.) и которую можно считать «добросовестной». Во всех остальных случаях, как правило, существуют две альтернативы: доверить «выбивание» долга юристам или агентству, специализирующемуся на возврате долгов. Решение в данном случае необходимо принимать, исходя из расценок на такие услуги, а главное формы оплаты. Как известно юридические фирмы в основном берут аванс или даже почасовую оплату, они будут считать свою работу выполненной, когда выиграют судебный процесс. Но это, как мы уже говорили, еще не означает, что кредитор получит свои деньги. Агентства чаще всего предоплату не требуют, а берут определенный процент от суммы возвращенного долга. Комиссионные таких агентств достаточно высоки (около 50%), однако они будут удерживаться только с «живых» денег (или имущества), а сам возврат происходит гораздо быстрее, чем судебные процедуры.

Важным является персональная ответственность менеджеров за взыскание задолженностей. Эту ответственность должны делить между собой менеджеры по учету и менеджеры по продажам. Первые отвечают за своевременность поставки информации о том, что срок платежа истек. Вторые руководят работой и непосредственно участвуют в сборе дебиторской задолженности. Как может быть устроена подобная работы? Для начала отметим, что все общение может происходить без непосредственного визуального общения с клиентом, а с помощью средств связи. Первый звонок клиенту должен сделать менеджер по продажам, чтобы убедиться, что товар доставлен и у клиента нет претензий по уровню сервиса. В дальнейшем система может быть построена по-разному. Ответственность за информационную поддержку получения платежа может быть делегирована специальной группе в составе финансового отдела предприятия. Когда наступает срок погашения задолженности клиента, а учетная система фиксирует отсутствие такового, специально выделенный менеджер финансового отдела делает звонок клиенту и напоминает, что срок погашения истек. Если клиент не реагирует, то через три дня делается повторный звонок с обещанием применения соответствующих санкций. При отсутствии положительной реакции на второй звонок клиенту направляется официальное письмо, содержащее “последнее и решительное предупреждение”. Одновременно с этим менеджеру по продажам делается пожелание приостановить общение с клиентом в части новых поставок товара до момента погашения задолженности. Менеджер по продажам, общаясь с клиентом, использует свои рычаги давления и не возобновляет переговоры о новых поставках до тех пор, пока не будет погашена задолженность.

Важно, чтобы этот процесс не превратился в постоянно повторяющуюся рутину деятельности большого числа сотрудников фирмы. Учетная управленческая система должна постоянно систематизировать и анализировать всех клиентов, выявляя злостных неплательщиков, с тем, чтобы в дальнейшем отказаться от их целевого обслуживания.



Оценка эффективности методов воздействия

Обобщая статистику, наблюдения и оценки многих специалистов и практиков по возврату долгов, можно составить следующую таблицу (Таблица 2) распределения эффективности использования наиболее распространенных методов воздействия на должников. При этом КПД таких методов значительно отличается в зависимости от порядочности контрагента.

Таблица 2.

Методы воздействия

Коэффициент полезного действия (КПД) в %

 

Добросовестный дебитор

Недобросовестный дебитор

1. Устные напоминания (в зависимости от интенсивности)

10-20

0,1-2

2. Письменные напоминания (в зависимости от интенсивности)

15-30

0,1-2

3. Подача иска (сам факт)

20-40

5-15

4. Исполнение решения суда

30-50

10-20

5. Штраф, пеня, неустойка (в зависимости от размеров)

40-60

2-10

6. Залог (в зависимости от ликвидности)

80-90

70-80

7. Вероятность имиджевых потерь

30-40

0,1-5

8. Приостановка поставок

10-30

5-20

9. Вмешательство официальных и контролирующих органов (в зависимости от учреждения)

50-70

20-40



Повседневное управление деньгами

ТСМ – есть процесс постоянный. Но самым постоянным из всех блоков ТСМ является рутинное ежедневное управление деньгами. Это прерогатива финансового директора, который дает распоряжение бухгалтерии о переводе денег на соответствующий счет какого-либо контрагента.

Важность сбалансированного повседневного управления деньгами трудно переоценить. Перекосы в одну (агрессивную) или другую (вялую, инертную) сторону могут вызвать негативные последствия для компании в целом. Приведем несколько примеров.

  1. Задержка платежей поставщикам может усложнить взаимоотношение с ними, что, в свою очередь, приведет к необходимости усиления контроля закупок и закупаемой продукции.

  2. Из-за слишком агрессивной системы мер по сбору денег от клиентов можно утратить доверие покупателей.

  3. Несвоевременность и недостоверность информации, содержащейся в финансовых отчетах, может привести к утрате доверия к финансовому отделу и привести к управленческим ошибкам на их основе.

Если происходит что-либо из перечисленного выше совместно с другими накладками и просчетами, то эффективность ТСМ в целом существенно снижается.

Ниже приведены основные задачи и проблемные вопросы, представляющие содержание повседневного управления деньгами:

  • оперативное бюджетирование дневных платежей,

  • ежедневные отчеты по денежным средствам,

  • рациональное погашение счетов к оплате,

  • выплата заработной платы и других вознаграждений работникам,

  • возмещение расходов (командировочных, представительских и т.п.),

  • использование системы электронных переводов,

  • использование кредитных карточек.

Необходимость оперативного бюджетирования была уже осознана многими финансовыми директорами. Оперативный дневной бюджет не носит подробного и исчерпывающего характера. Это – бюджет только денежных платежей, который сопоставляет все денежные поступления и выплаты, которые планируются на текущий день. Такой повседневный план составляется на основе общего бюджета предприятия и формируется обычно в конце предыдущего дня. Еще раз подчеркнем невозможность повседневного управления деньгами в реальном масштабе времени и ценностей без высокопроизводительной учетной системы. Так как основная цель ТСМ – выигрыш во времени получения денег. Эта цель преимущественно достигается высокоавтоматизированной системой повседневного управления деньгами. Например, программа «Экономист». на базе комплекса «1С:Предприятие 7.7» позволяет оперативно получить информацию по задолженностям, причем по стандартам IAS. На условном примере компании «Х» показан вид одного из оперативных отчетов по отражению задолженностей(см. табл. 3). Такой отчет можно фомрировать конце дня, для того чтобы уже на следующий день осуществлять работу по сбору срочной и просроченной задолженности:

таблица 3

Дебиторская задолженность компании «Х» по отгруженным товарам по срокам оплаты на 30.09.03

Клиент

Долг клиента текущий

Валю-та

Срок оплаты

Просроч. дней

Неопла-чено

Отгруж-ено по ТН

Докум. отгрузки

 

Геос

3 700 000,00

брб

???

???

3 700 000,00

3 700000,00

Нач. долг

310 802

 

Гефест

10 000,00

usd

???

???

10 000,00

10 000,00

Нач. долг

310 802

 

Саммер

10 045 345,45

брб

17.05.03

136

10 045 345,45

10 045 345,45

ДвижТМЦ

120 902

11

Аква

197,00

usd

10.09.03

20

197,00

5 000,00

ДвижТМЦ

120 902

1

Саммер

9 670,00

rur

2.10.03

-2

9 670,00

9 670,00

ДвижТМЦ

270 902

5

Агро

95 000,00

rur

8.10.03

-8

95 000,00

95 000,00

ДвижТМЦ

270 902

5

Итого :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Безналичные рубли

13 745 345,45

 

 

 

 

 

 

 

 

Доллары США

10 197,00

 

 

 

 

 

 

 

 

Российские рубли

104 670,00

 

 

 

 

 

 

 

 



Обратите внимание на колонку «Просрочено, дней». В ней сразу видно, по каким дебиторам следует усилить работу по возврату долга, а где есть «запас» ожидания (например, по условиям договора оплата от компании «Саммер» должна поступить через 2 дня).

Если же в компании ведется внешнеэкономическая деятельность, то для нее Важна не только сумма задолженности, но и ее мультивалютный состав. Программа «Экономист» позволяет сформировать диаграмму по валютной структуре дебиторской задолженности на определенную дату (см. рисунок 2).

Рис.2 Конечные дебетовые остатки на 30.09.03 по видам валют по счету «Расчеты по торговле»

Как применима эта информация в работе? Допустим у вас «зависла» дебиторская задолженность в долларах США, которая классифицирована как «просроченная». А по финансовому плану на следующий месяц наступает оплата поставщику в долларах США, а также планируется большие поступления в российских рублях. Тогда можно будет конвертировать российские рубли в доллары США для создания необходимого объема с целью своевременного и полного расчета с кредитором (тем более, если вы весьма зависите от такого поставщика).

Каждый практикующий финансист знает, что использование качественной учетной системы, основанной на электронной “выписке” отчетных данных по задолженностям, позволяет оперативно управлять долгами «день-в-день». Все это увеличивает оборачиваемость денег для обеспечения операционной деятельности, что позволяет высокоэффективно использовать деньги в процессе инвестиционной и финансовой деятельности предприятия.

Все, что описано в этой статье, основано на личном опыте автора и его мнении. Если у вас есть вопросы к автору или вы с чем-то не согласны, пишите ему на электронный адрес: shevchuk@auditoria.by
Автор: А.Шевчук
© 2006-2012 «Синкевич Технолоджис»
Разработка сайта «Сайтекс»